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工作效率低?麦肯锡精英给了这8个建议……

原标题:工作效率低?麦肯锡精英给了这8个建议……

来源丨风雨钱行(ID:gh_f214b8ca3bb3)

文章丨风雨钱行《帮你提升工作速度,解决工作效率低下的八个原则》

你有没有为每天都做不完的工作而烦恼不已,并且遇到以下几种情况:

1、觉得每天自己忙得跟陀螺一样,但是也没得到领导的赞赏;

2、看到别人轻松地完成工作任务,感到很羡慕;

3、领导布置的任务,总是不得要领。

如果以上都中枪了,那你就需要听听下面的建议,解决一下目前遇到的问题;如果你目前工作状态还行,也不妨结合实际状况,从建议中更加快速地得到工作要领。

首先我们知道,把一项工作顺利完成,最不可缺少的是速度。工作速度提升后,因为比别人能提前了那么两三步,所以可以毫无压力地着手最重要的工作。一旦工作速度提升后,大脑就会不可思议地变得越来越灵活。

首先,人们会开始思考做什么,该怎么做。

随后,书面文字也开始如行云流水一般迅速成型,制作资料和文件的工作也突飞猛进。

进而,推进工作的过程中应该把握哪些关键人物,应该和谁保持沟通,类似这样的关键节点会越来越明晰。

在最终完成某项工作之前,对于工作中的障碍和困难,比如接下来该做什么工作,对某个问题该如何防患于未然,对于准备阶段较长的工作该做好哪些事前准备,都能做出清楚的判断,思维进入活跃的状态,应当采取的对策总能够自然地浮现在头脑中。

说了这么多提升工作速度的好处,那么具体有哪些方法和原则可以实现呢?看看下面这张图:

这8个原则,分享自曾在麦肯锡任职14年的赤羽雄二。他曾一个人同时负责7——10个项目。独立创业后,同时能够参与数家企业的经营改革,每年举办的演讲超过50次……之所以能够完成如此庞大的工作量,关键就在于他的工作哲学:唯快不破。

原则1 首先形成整体印象

要想提升工作速度,首先对于该项工作必须有整体印象。所谓整体印象是指最终的成果是什么、为了取得最终的成果需要考虑怎么样的要素、需要按照怎么样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。

以我在工作中做一个PPT为例:谁是阅读对象,要制作多少页的PPT,PPT的目的是什么,PPT的整体结构是怎么样的,PPT的目录是怎么样,在PPT的每一页中要安排怎么样的内容,在这些内容中又要放入哪些细节,一旦清楚把握了工作的整天面貌,在每个环节中所要花费的时间和注意事项便会一目了然。

将工作的整体框架清楚把握后,务必明确地向上司说明,并尽量避免语言上的误解。哪怕只是很短的时间,在对话过程中也要反复向上司确认。唯有这样做,双方才能放心,上司对自己的信赖度也会有所提高。

原则2 工作不要过于细致

为了尽快推进工作,不应该过于细致。当然,真正重要的核心部分的工作,必须认真细致地完成,但是其他的部分如果也按照同样的细致程度来缓慢推进的话,那么不管有多少时间都是不够的。

工作本身并不是以细致完成为最终目的,它终究要以做出某项成果为目的。为了做出成果,我们才需要某种程度的细致,只需要满足这个条件就够了,“细致”却绝对不是一个必要的前提。

当时间非常充分,而且人手也很充足的情况下,有时候人们也会过于细致地完成某项工作。顾客对于这样的细致也确实是赞不绝口的。但是现实生活中,有的顾客希望尽早拿到成果,或者顾客本身的利益与细致无关,所以对细致与否不太重视的情况也非常常见。

原则3 掌握工作的要领

要想提升工作速度,掌握工作的要领是一种有效手段。所谓掌握工作的要领是指,把握完成工作所必须的要点,在减少时间浪费的同时推进工作。

例如,我在设计过程中,如果我掌握了这个设计的理念,至少我这个设计最终是能做出实际的产品,那我就在公司的前期投入包括人力、物力、和财力上,我心里就减轻了很大的负担。

因为掌握了要点,所以心情相对比较轻松,把握了工作各要素的整体平衡。

原则4 形成良性循环

所谓良性循环是指在推进工作的时候,工作本身朝着良好方向自然发展的状况。另外,周围的相关人士不断协助自己,各种各样的好事也会接踵而至。

第1点,良性循环只会在互相信赖的团队成员和伙伴之间形成。重视团队和成员,重视彼此之间的沟通,这样才能使业务良性发展。

第2点,一旦形成了良性循环,则应当让良性循环进一步加速朝着更好的方向发展。

第3点,实际上我们也不应当过于主动地促进良性循环的形成。良性循环就如同在初春撒下的许多种子,用不了多久就会自然地萌芽。

原则5 对改善方法本身做改善

任何人在任何工作中,都希望通过一些改善方法来更加有效地推进工作。例如,我在希望提升工作速度的时候,我第一次做一个全新的设计需要一个星期,那我第二次做其它类似的设计的时候,我可以做一些模板,在下次做设计的时候,可以调用模板,就可以节省了一部分时间。

赤羽雄二告诉我们,反复做类似改善的人,和几乎什么都不思考,只是按部就班、一成不变地完成工作的人之间,确实存在很大差别。我们每个月都会写下自己在工作中的成功经验和失败经验,给大家做参考,为了避免大家犯类似的错误,成功的经验就可以借鉴。

不懈地做某种特别的改善,工作速度便会不断提升,工作质量也会相应提高,还能形成从整体上来判断事物的意识。通过与众不同的努力,积少成多,渐渐地就会产生巨大的差异。

原则6 凡事提前

怎么样做才能提前完成工作呢?以下列举一些要点:

1、首先要掌握工作的整体流程;

2、终止多余的工作和不必要、不紧急的工作。如果能够委托给他人,就彻底委托给他人;

3、专注于只有自己才能完成的工作,先把这些工作做好;

4、一旦时间开始变得比较宽裕,就一点一点地提前完成其他工作;

5、以3~6个月为基础,对工作整体的安排做一次较大的调整。

有人会有“工作就是为了获取工资,就是为了生活”这样的想法。虽然这样的想法本身也是理所当然的,但是有这种想法的人始终无法提前完成,最终工作速度得不到提升。

“全部提前”并不是指要一直工作到赶最后一班地铁,也不是指通宵达旦地工作。在自己能够接受的有限时间内全力完成工作,这样才能让自己真正地放松,才能让自己重拾自信,才能让身体分泌上腺素,才能让思维更加活跃,发挥出真正的实力。

原则7 凡事先行一步

凡事先行一步是指“比别人先行思考当前行的方向”、“比别人先行调查的信息”、“主动设定会议内容”。换句话说,在别人注意到问题并采取行动之前,你不知不觉间就已经进入先行一步的状态。

哪怕只是比别人先行半步也好。你只需要比别人稍微早一些采取行动,便能充分地发挥出领导能力。因为在任何情况下,人们总是愿意追随那些比自己先踏出一步的人。人们会向你请教经验,你也能获取不少新的信息,在这样的状态下更容易找准最佳方案,还能进一步发挥自己的领导能力。

原则8 尽量避免返工

花费了不少时间,工作有了较大进展的时候,突然意识到制作资料的方向是错误的,这样的事情很常见。返工不仅花费多余的时间,还会导致团队的士气大幅下降,让工作重新回到正轨也并不容易。一旦发生了返工的情形,有时候还会不断拖慢进度,甚至到最后也无法挽回已经产生的损失。

那怎么做才能避免这样的返工呢?

如果是初次接手某项工作,则应该先向周围有经验的同事多多请教,理解工作的整体流程,确认好哪个部分会容易出现遗漏。此外,凡事开头难,如果自己没有什么自信的话,那么频繁地向上司或前辈员工确认也是很重要的。在脑中设想成功完成工作的流程,并且反复思考,一旦发生了偏差就可以马上注意到。

如果上司或前辈员工在身边,应当立刻告知对方各种不良倾向,用最快的速度采取挽救措施;如果身边没有这样的人,那就应该用领导者的意识来迅速解决。因为返工的时间越晚,让工作重新走上正轨就会花费越多的时间,所以必须意志坚定。

以上就是赤羽雄二告诉我们的提升工作速度的8个原则,掌握这些原则后,我们知道,如果工作速度提升以后,心中便会充满干劲,这是因为:

1、工作速度提升后,就能做好各种事前准备,能够更有效率地解决问题。

2、工作速度提升后,就能更轻松地准确把握住顾客真实的需求,采取对策的进度也会得到提高。

3、工作速度提升后,即使出现了一些小错误也能迅速纠正。

因为工作顺序得井井有条,所以团队中的众人便能更加顺利地推进工作。工作中的时间浪费越来越少,自然就能做出更好的判断。

这样的状态,对于人的精神是非常有益的。员工心情舒畅,做什么事情都变得积极主动起来;员工对事物的消极思考也不断减少,并且不断思考如何改进工作流程,于是进一步地提升了工作速度。

本文为赤羽雄二《零秒工作》的书评,感谢@风雨钱行的供稿~

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