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把工作效率提高10倍的超级笔记术

原标题:把工作效率提高10倍的超级笔记术

本文授权转载自公众号贝斯特喵(ID:bastmeow),作者贝斯特喵。

消除第一个误会:超级笔记有模板?没有!

去年有一回专门飞到杭州与阿里、央视的人开会,三方会议,信息量巨大,坐在我旁边的L总迅速在本子上记录了要点,一看便清楚了。对比我自己做的记录,好像自己都不一定能看懂,深感小小的笔记也能见功力深浅。

传说中的高效笔记法有不少,比如康泰尔笔记、方格笔记、格式笔记等。这些笔记法各有侧重,康奈尔笔记适合复习,方格笔记适合多任务处理,格式笔记适合模块化思考。它们大多都是借助对空间的强制分割实现文字的乱中有序,所以这些流行的笔记法都有一个共同点,就是会给你提供一个“框架”,或者说“模板”。

而我要分享的子弹笔记法,与这些笔记都不同。它回归到内容本身,扎根于文字的力量。如果你的笔记所记录的要点不能传达想要表达的意思,再多的框架、模板、贴纸也救不了这个笔记。

消除第二个误会:子弹日记就是子弹笔记?不是!

在这里,还要特别区分一下“子弹笔记”和“子弹日记”。子弹笔记对应的翻译应该是“Bullet Points”,国内一些专栏作者提到的“Bullet Journal”应该算子弹日记,简称“bujo”。

bujo是一位纽约设计师创建的模拟系统,帮助你跟踪过去,组织现在,并为未来做好计划。

包含四个要素:topics(话题), page numbers(页码), short sentences(短语), and bullets(小黑圆点或其它),而内容分为三部分:Tasks(任务), Events(活动), and Notes(说明)。

bujo是制作手帐和时间管理的利器。而bupo(也赐给子弹笔记一个简称吧)不是用来做任务管理的,不是用来做任务管理的,不是用来做任务管理的!重要的事情说三遍。

子弹笔记是用来提炼重要信息,以便读者可以快速识别关键问题。bupo被应用于所有商务办公场景,在写策划案、报告书的时候,在写邮件的时候,在写会议记录的时候都会用到。它没有固定规则,但有一些指导原则。

超级笔记术·子弹笔记

信息爆炸时代,对信息进行甄选、将信息总量减少再传达给他人的价值越来越高。大数据、人工智能越来越流行,恰好反映了人类的信息处理能力远远应对不了庞大的信息量。

看看那些对新闻进行归纳总结的汇总网站,那些别人帮你把书读薄的解读APP,捧场的人非常多。

一个文字工作者的核心竞争力其实就是信息处理能力,大量的输入与输出之间,不断学习如何简短且富有魅力地表达。

然而我们常常关心的是自己要表达的东西,却无视对方能不能理解。难道不使用人力或机器,我们自己就无法进行自主学习和信息处理了吗?

日本人比较喜欢把所有东西条理化,他们非常擅长做这件事,所以由他们来总结的笔记方法值得我们仔细学习。子弹笔记或许将成为这个信息爆炸时代里的最强技能。

早稻田大学商学研究所的博士后杉野干人在他的新书《子弹笔记术》里写到,我们之前理解的笔记恰恰认为,只要将想传达的内容罗列出来就可以了,而子弹笔记在这个基础之上,还要满足这样三个条件:

第一,条理化,把内容整理出层次感,将想要表达的内容按照主干和分支整理好。

第二,剧情化,在内容中制造诱饵,使其更具有吸引力。

第三,信息化,抛弃正确的废话,让你写下的每一个字都有意义。

能把工作效率提高10倍的超级笔记,排序、标记、用词都是有讲究的,不加思考、不加整理的笔记最后可能连自己都不想再看了。

条理化:打好子弹笔记的逻辑基础

无论你的内容多么优秀,如果不能让对方迅速了解整体架构,就不会让人产生读下去的欲望。那么,将内容整理出层次感是有诀窍的,杉野干人支了三招:

第一,分开使用及物动词和不及物动词。

如果在同一个主干里,混合着状态和动作两种内容,比如“有汉堡、做沙拉、有汤”这样的描述,会让人不知道该怎样想象这个画面。应该“有汉堡有汤还有什么”放在一起,“做沙拉做鸡翅还做什么”放在一起。

也就是说,在做笔记的时候,描述一种状态或现象,要使用及物动词;描述一种行为或解决方案的时候,要使用不及物动词。

我们说“杯子摔碎了”就是描述一种状态,说杯子发生了什么;要是变成“我摔碎了杯子”,这就是在描述一个动作,某人干了什么某事。

工作当中,我们可能会遇到这样的情况,开了挺长时间的会,结束之后不知道谁应该做什么,这就是只记录了状态,没有写上该由谁来做的这个动作,这个十分重要的信息点一旦被忽略便会导致分工不明确,会就白开了。

第二,用串联和并联梳理时间轴。

将内容整理出层次感,要把有关联的内容排在一起。那么,不同内容之间的关联也有两种基本的类型。

我们可以回想一下物理课上学过的电路图,就像电流顺着电路流动一样,串联的句子与句子之间也是流动的,而并联的句子里,并没有这样的流动。

串联型可以理解为一个个流程,并联型可以理解为一个个清单。

把这两种类型混搭,既能在笔记上体现出时间变化,又能突出想表达的重点。比如在工作中的应用:现在你遇到了什么问题,需要如何解决,解决方法有几种,对应的结果是怎样的。

从现在的问题到未来的解决是串联型的流程,其中如果有三种解决方法,那么方法之间就是并联型的清单。

第三,利用governing制作思维抽屉。

思维抽屉,乍一听这个名词好像有点高深,其实理解起来特别简单。就是在你的子弹笔记里,创造一个存放下文要表达的内容的抽屉,比如你原本写的是讨论了各种各样的问题,制定了各种各样的解决方案,用思维抽屉来修改,就是讨论了三个问题,制定了两个方案。

当你先听到了“三个问题”和“两个方案”,脑海里就会提前知道,那么继续再听或者是看下面的内容,就心里有谱了。

很多新媒体文章的标题也是运用了这种心理,比如“读书的三大要诀”、“在工作中突破瓶颈的三个建议”。

>> 举个栗子

乔布斯正是一个子弹笔记的高手,他曾经在斯坦福大学毕业典礼上的那段演讲非常有名,演讲的开头“我想与大家分享我人生中的三个故事”,这句话正是使用了思维抽屉。接下来,第一个故事是关于点与点的连接,第二个故事是关于爱与失去,第三个故事是关于死亡。

与乔布斯的演讲形成鲜明对比的是一些领导发言,每当我们觉得这场演讲终于结束的时候,就听见一句“然后……”,有时候说了“最后”,还有好几个“最后”在后面。

剧情化:让子弹笔记变得轻松好读

剧情化就是要设置一个诱饵,勾起对方兴趣。关于剧情化,作者提到三个秘诀,用引导文吸引对方、拆分MECE、使用专有名词。

第一,用引导文吸引对方。

类似我们现在看微信公众号的文章,都会有个导语。优秀的文章,观点和逻辑都是十分清晰的。如果对方不能被开头的引导文吸引,接下来的内容就无法很好地传达给他了。换句话说,对方会不会有兴趣看这份子弹笔记,就取决于引导文的好坏。

想学习写作却不知道从何下笔,可以先将要表达的内容总结成子弹笔记,再逐步拓展。世界共通的写作诀窍就是段落书写,不论是商务世界还是学术世界。

第二,拆分MECE。

“MECE”是一个缩写词,中文意思是“相互独立,完全穷尽”,也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题的核心,并解决问题的方法。

这是麦肯锡的第一个女咨询顾问巴巴拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个很重要的原则,使用这个原则来做笔记,能够促使我们思考得更加完整。

第三,使用专有名词。

一般名词比较抽象,对方很难认为接收到的内容与自己有关。而专有名词,特别是对方十分熟悉的专有名词,能立刻给对方留下对这个内容的具体印象。

尤其在策划案和邮件里,因为在事前就明确地知道沟通的对象是谁,所以很容易引入能让对方联想到具体概念的专有名词,使之成为诱饵,吸引对方的注意力。甚至可以让对方作为主人公在“故事”中登场。

>> 举个栗子

优衣库是大家熟知的日企了,杉野干人在书里列了被用在优衣库结算说明会上的子弹笔记,这份笔记做到了条理化,内容很有层次感,也以并联型结构对各项事业进行了介绍,不过这份子弹笔记最有趣的地方并不在于它的条理化,而在于它的剧情化。(详情建议翻书P73)

信息化:提高子弹笔记的沟通效率

信息化的核心理念是有舍才有得,不写正确的废话,不堆积无效的信息。作者提到三个小诀窍,分别是排除隐藏性重复内容、使用否定来斩断退路、用数字让子弹笔记更清晰。

第一,排除隐藏性重复内容。

隐藏性重复内容是指文章里没有重复的语句,但是表达的某些内容是重复的,没有特地写出来的必要,也没有多大的意义。子弹笔记的信息含量是有限的,隐藏性重复内容不仅浪费了表达的机会,还会影响表达的效果。比如“对一切事情都尽力完成”,这就是句看起来有模有样、实际却没有任何意义的废话。

第二,使用否定来斩断退路。

所谓使用否定来斩断退路就是通过否定XX来更加明确地表达,这种方式可以帮助我们更加清晰地表达自己的立场。比如只说“提高工作效率”,上司可能会认为这是理所应当的,进一步会把这句话视为隐藏性重复内容。加上一句否定“不是延长工作时间,而是提高工作效率”,就能更明确地向对方传达我们想做什么。而不是去用中庸的表达方式,不清不楚。

第三,用数字让子弹笔记更清晰。

我们一般使用形容词和副词来表达程度,但是如果只用形容词和副词,“大小”、“多少”……这个程度很可能会因为对方的解读不同而产生不同的答案,甚至产生误解。如果把形容词和副词统统换成明确的数字,对方就很容易理解你想表达什么了。

>> 举个栗子

索尼公司有一个流传很久的子弹笔记,叫做开发18条。这个开发18条的优秀之处在于它的信息化,比如里面提到:

不是制造顾客想要的商品,而是制造对顾客有用的商品。

市场不是调查出来的,而是创造出来的。

……

“不是制造顾客想要的商品”,是对仅仅追求显性需求这件事的一个否定,暗含了潜在需求也应重视的意思。如果只是说“制造对顾客有用的商品”,并不能把想表达的意思表达全面,也不能让人知道“有用”实际上包括了潜在需求。其它几条也是一样。

子弹笔记的思维方式还可以用在哪些其它方面?

!用子弹笔记整理想法

!用子弹笔记展现自我

!用子弹笔记做PPT

!用子弹笔记写文章

!用子弹笔记写书

!用子弹笔记提高英语水平

说实话,本来是抱着学习怎么做手帐的期待去看《子弹笔记术》的,没想到竟是一个完全不同的世界。

作者毫无保留地分享,也掺杂着毫不留情的批评。显然他使用“否定”的技巧用的很熟练。

上文的干货部分都源自书中内容,我只是简单消化了一下。

如作者所说,“超级笔记术·子弹笔记”既不是文字游戏,也不是单纯的技巧,而是要对接收者的信息进行彻底思考的一项工作。

现在我的工作已经离不开子弹笔记了,发邮件、写周报、做PPT、整理书摘……都会用到,这其实是一种思维方式了,时刻提醒着你要换位思考。

在接下来的实践过程中,我也会不断思考并总结“自己”的经验,再次与你分享。

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