在日本如何给教授发日语电子邮件比较好?

原标题:在日本如何给教授发日语电子邮件比较好?

日本留学东京大学修士博士团队 10年专注日本留学申请 微信/QQ:1119261

在日本生活工作的方方面面,最最不可或缺的工具就是电子邮件,有必要好好理解电子邮件的基本礼仪。

今天,启程想要在这里带你看看使用电子邮件时的基本礼仪,以及其优点/缺点等。

邮件的礼仪

1、一目了然的标题

大部分的邮件软件,邮件的标题以外是不显示的。因此,大部分的邮件接者只会以邮件的标题来判断是否是重要的事情。

另外,带有「よろしくおねがいします」「ありがとうございます」等标题可能会被送到垃圾邮件里面,可能会被直接删除。

邮件的标题要简洁,而且是看了邮件的标题,就要知道是谁发的什么内容。

另外,发送者名最好用日语显示,比起字母更容易被判断是谁的邮件。

2、文章要简洁

邮件是快速传达信息的工具。冗长的文章的邮件,想传达的内容很难正确传达到,而且对对方来说也是一种负担。

牢记「必要な項目を端的に書き、受信者がその内容を理解しやすいような文章作りが出来るように心がけましょう」。

一行的字数约30字左右为好,适度换行,行数很长的段落都放空行,这样比较容易读。

3、不使用机型依赖文字

所谓机型依赖文字,就是可能根据个人电脑的不同显示的不同的文字,比如说颜文字、アスキーアート等,由于接收者的个人电脑环境,有可能不能正确明确的接收到信息,所以请避免使用。

4、文末一定要署名

为了弄清楚邮件的发信人,在正文的最后必须加入公司名、所属名、姓名、电话号码、电子邮件地址等签名,这是一种商务礼仪。

在给教授发邮件的时候,如果是第一次联络,那么应该在正文里面就介绍自己的基本信息,以免造成失礼的第一印象。

5、紧急邮件,不要忘了确认电话

如果用邮件发送的内容如果是紧急事情的话,请直接用电话联络对方发送的邮件的基本内容。

基本上邮件是在几天内需要确认的,其中有急事混进来的话,有可能被忽视。为了防止这样的情况,也要养成打确认电话的习惯。

6、注意礼貌的措辞

电子邮件不需要写信一样的时令的寒暄等,文章的开头要有「○○(社名)○○(相手の名前)様」和收件人姓名,开头和结尾放简单的一句问候就好。

电子邮件虽然简单又方便,但也不能缺少必要的礼仪。

用电脑输入的文字比口头会话更难传达感谢和道歉的感情。根据表达的不同,可能会有相反的意思,所以特别需要注意。

好好地利用クッション言葉(如下图所示),让自己的电子邮件措辞谨慎,谦逊有礼。

电子邮件的优缺点

电子邮件的优点

能快速地发送信息

可以把图像和资料等作为附件发送

可以多人共享一个内容

不分时间就能收发邮件

可以留下收发记录

便于改写文章

电子邮件的缺点

不能明确确认是否被接受。

有被计算机病毒攻击,丢文件的可能。

因为只是文章的交换,不易于感情交流。

因此要根据实际情况来选择合适的信息传递方式,在国内的同学与日本方面教授联系的时候,可能有很多的附件,尤其是美术专业的同学。电子邮箱无疑是一个方便发送附件的方式,但是也要注意,附件名称需清晰明了、附件数量不宜太多,如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式「.xls」「.doc」等,以免影响使用。

—END—

启程留学原创文章 未经授权转载必究

启程日本留学官网: https://jp.qic.ac.cn/

启程留学:https://qic.ac.cn/返回搜狐,查看更多

责任编辑:

声明:该文观点仅代表作者本人,搜狐号系信息发布平台,搜狐仅提供信息存储空间服务。
免费获取
今日搜狐热点
今日推荐