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如何打造出「最强」任务管理工具?我们和这家拥有 26 历史的老牌开发团队聊了聊:专访 OmniFocus | 幕后

原标题:如何打造出「最强」任务管理工具?我们和这家拥有 26 历史的老牌开发团队聊了聊:专访 OmniFocus | 幕后

专访 OmniFocus

任务管理一直是少数派上很热门的话题,说起任务管理,总少不了对于方法和工具的各种讨论,而 OmniFocus 和 GTD 又是一定会被提起的 2 个名词。作为 Apple 生态下最老牌也是最有名的任务管理工具,OmniFocus 从最开始就以「完全遵循 GTD 理论」被人熟知并受到广泛推荐。

你一定会想好奇,OmniFocus 究竟是不是完全按照 GTD 理论设计出来的产品,开发团队 The Omni Group 对于任务管理有什么心得和见解。本期幕后,我们请到了 The Omni Group,和他们一起聊了 OmniFocus 的故事。

The Omni Group 的 CEO,Ken Case

介绍一下你们团队

大家好,我们是 The Omni Group 团队。The Omni Group 是一家位于美国城市西雅图、拥有 26 年历史的开发团队,我们开发了 OmniFocus、OmniGraffle、OmniPlan 以及 OmniOutliner 这几款 macOS 和 iOS 平台上的老牌效率工具。

The Omni Group 团队从创立之初就一直保持着小规模的结构并且完全能够自给自足,这样让我们能够从为 NeXT 平台1开发软件开始,专注于打磨自己的产品,才有了现在我们在 macOS 和 iOS 平台上为你打造的这些效率工具。

外界一直评价 OmniFocus 是最遵循 GTD 原著的任务管理应用,你们赞成这一观点吗?你们在设计产品的时候会不会参考这本书?

OmniFocus 与 GTD 理论相容,你可以通过 GTD 的理论和方法来使用 OmniFocus,这一点毫无疑问,这也是我们乐于看到的事情。

不过,要知道你也可以不必遵守 GTD 的理论系统来最大化地发挥 OmniFocus 的作用,这款软件支持你通过各种各样不同的方式来使用它,非常灵活。所以,你完全可以按照自己的习惯和喜欢的方式自由地使用 OmniFocus,这也是我们乐于看到的事情。

OmniFocus 的界面和功能都非常复杂,对新用户来说上手成本比较高,你们有没有考虑过想办法降低新用户的上手门槛,比如提供今日任务列表等

OmniFocus 的功能非常强大,这也意味着我们需要将所有这些强大功能的控制权呈现并且交给用户,最直观的体现就是在用户界面上。

在 OmniFocus 3 中,我们也做了一些改变:不再将所有元素一次性地展示给用户,而是逐步地呈现它们。当你需要的时候,你也可以非常方便地找到这些功能。另外,我们也依然在不断地打磨 OmniFocus 的设计,只要能够让老用户和新用户都能够更好地使用 OmniFocus,我们都会去实现它。

OmniFocus 3 中的部分功能默认会被隐藏

对于今日任务列表,我们的预测视图应该能够帮助用户很好地实现这项功能,你可以在这里找到所有与今天有关的日历日程和任务,你也可以进一步查看明天以及不远的将来有哪些事要做,以便提前做好准备。更不用说 OmniFocus 3 的 Pro 版本还支持设置特定标签,来让指定了该标签的任务出现在今日的预测视图中,你不用再像之前一样需要为任务设置一个时间为今天的截止日期,这让预测视图变得更加灵活和好用。

关联阅读:The Forcast Tag - Inside OmniFocus

很多人认为比起 Things 等同类应用,OmniFocus 的界面设计不够「现代化」,你们怎么看待这一观点?

首先,这次 OmniFocus 的大版本升级,我们重新设计了 macOS 和 iOS 两个平台应用的界面,以让它们的设计更符合现代化的审美。从我们收到的反馈来看,OmniFocus 的用户都非常认可和喜欢这次的新设计。虽然有一些用户可能更喜欢其它 App 的设计,这完全能够让人理解。

需要说明的是,我们一直倾向于让 OmniFocus 以及其它来自 The Omni Group 的应用设计更符合 Apple 系统平台的规范和标准,当然也有很多开发者在应用设计方面加入了更多自己的元素,我们认为这 2 种做法都没有任何问题。但是,我们同时也认为,更符合平台规范的设计能够让应用对用户来说变得更加熟悉和带来使用体验上的一致性,这也会增加应用本身的易用性;当然,这样做同时会降低维护应用需要付出的成本,我们认为这对于用户和开发者来说都是一件好事。

左:OmniFocus 3 for iOS;右:OmniFocus 3 for Mac

为什么选择在 OmniFocus 3 中将单一的「上下文」功能替换为多标签系统,有没有担心这样的改变会让老用户不适应甚至不会用标签了?

「标签」比「上下文」更实用的地方在于它能够为单项任务添加多个标签属性,不同于「上下文」只能在单项任务中存在一个,这意味着你可以使用标签通过更多方式组织、管理你的项目和任务。

举例来说,你可能会为一项任务添加名为「邮件」的「上下文」,这能够让你获得像「这项任务与邮件有关」这样的重要信息,但是也仅此而已。你也许还希望为任务添加如地点、人物、所需精力等等这些同样重要的信息,但是「上下文」无法做到这一点。这就是我们用「标签」代替了「上下文」这一功能的原因。

OmniFocus 3 支持为任务添加多个标签

从目前为止我们收到的用户反馈来看,「标签」毫无疑问比「上下文」更受到用户的喜爱。如果有人仍然更喜欢使用「上下文」胜过「标签」,那也很简单:为单项任务只添加一个标签就可以了,这和「上下文」的使用方式不会有任何区别。

OmniFocus for iOS 很早就支持中文以及更多其它语言,为什么直到 3.1 版本才为 Mac 版适配了多语言?这中间遇到了哪些困难?

原因主要有 2 方面,一方面我们无法在应用还未开发完成和完善的情况下,就开始翻译其中可能还会有变动的元素和功能,另一方面是,翻译本身不是一项轻松的工作,需要一定的时间来完成它。

因此,当我们完成了 OmniFocus 3 for Mac 的开发工作之后,我们就需要考虑是直接发布只支持英语的版本,还是等本地化工作完成之后再发布新版。考虑到用户们都非常渴望能够早日用上 OmniFocus for Mac 的新版,我们选择了先发布新版,再继续迭代和完善它。

虽然我们已经可以通过 IFTTT、Zapier 等自动化工具向 OmniFocus添加任务,实际能达到的效果却非常有限。OmniFocus 之后会不会开发更多自动化功能,比如像 Todoist 那样开放 API?

说到自动化,我们想先强调的是 OmniFocus 一直都支持 Apple 这门 macOS 平台上的脚本语言,已经有很多脚本作者编写了非常多实用的脚本来发挥这项功能的强大作用,这是 OmniFocus 在自动化领域的强大之处。

另外,我们会在 OmniFocus 未来的版本中加入对 OmniJS 脚本语言的支持,这是我们基于 Java 编程语言打造的一套自动化系统,这将能够让你在你的 Mac、iPhone 和 iPad 上编写自动化脚本并运行它们,更高效地处理任务。

至于 API,由于我们正在开发 OmniFocus 的网页版本,我们可能会在 OmniFocus for the Web 上线之后再考虑为它开发一个基于网页版本的 API 接口,当然具体的方式和功能都还不确定,这是我们到时候需要考虑的事情。

OmniFocus for the Web

作为一款 Apple 生态的应用,OmniFocus 支持的平台非常全面,未来甚至会推出 Web 版。你们怎么看待 OmniFocus 在不同平台上的定位,未来会支持 Android 等更多平台吗?

我们没有计划开发 Android 和 Windows 版本的 OmniFocus,但是我们也确实能够理解一些 macOS 和 iOS 用户可能会在某些工作场景下需要用到 Windows 或者 Linux 设备,并且希望能够在这些设备上使用 OmniFocus。这也是为什么当 OmniFocus for the Web 成为我们收到的最热门的需求反馈时,我们一点也不感到意外的原因。

如果你希望了解更多我们决定开发 OmniFocus for the Web 的原因和故事,可以听一听我们在 The Omni Show 播客的这期内容。

订阅制似乎已经成为了越来越多软件付费的趋势,OmniFocus 以及你们的其它产品有没有考虑过使用订阅制?谈谈你们对于订阅制的看法吧

提前透露一下,我们很快就会为 OmniFocus 推出订阅方案,这也是我们首次在订阅制方面的尝试。届时,你可以通过订阅付费的方式来使用 OmniFocus 的全部版本,包括了 macOS、iOS 和即将到来的网页版本。考虑到 OmniFocus 的网页版服务已经在开发和测试阶段,推出订阅制是一个合乎情理的选择。

当然,考虑到有用户依然更喜欢买断付费的软件购买方式,我们依然会继续提供买断授权版本的 OmniFocus 给用户,你可以自由选择单独购买 macOS 以及 iOS 版本的 OmniFocus。

我们目前还无法确定订阅制的加入会产生什么效果,也不确定订阅制是否会成为更受用户欢迎的付费方式,让我们拭目以待吧。

你们如何看待 Setapp 的订阅模式?OmniFocus 未来可能会出现在 Setapp 里吗?

Setapp 提供了一种非常有趣的方式让用户订阅和使用软件,事实证明它也非常受欢迎。不过,我们更希望能够直接和 OmniFocus 以及其它软件的用户进行交流并获得他们的反馈,这能够让我们更加方便和高效地帮助他们处理遇到的问题。所以我们目前不考虑在 Setapp 上架软件。

除了用 OmniFocus 做任务管理,你们团队还在使用哪些效率工具工作和协作?你们选择工具标准是什么?

我们是自家应用的重度用户,这自然不用多说。我们还有几款仅供内部使用的工具来辅助我们的工作,比如 OmniBugZapper 等等。

除此以外,对于工具的选择和使用更多情况下取决于成员在团队里担任的角色。比如我们的工程师使用比较频繁的工具是 Xcode,我们的客服团队使用较多的是我们的工单系统。

比较有趣的是,我们团队里对于写作工具一直没有一致的意见:有人在用 BBEdit,有人在用 TextMate,还有的人用的可能是 Bear 或者其它工具。当然在别的类别的软件选择上我们也有这样的现象,重要的是每个人都能够找到适合自己的那款工具,完成工作。

还有没有想对中国用户说的话?

我们爱 The Omni Group 的所有中国用户!在我们身处的美国西海岸城市西雅图,这里也有非常多来自中国的居民,他们在这里定居并建立起社区,这座美丽城市的个性和活力少不了他们的付出。所以,即使我们距离中国有千里之遥,我们依然觉得和中国用户的距离非常接近。

最后,也要感谢少数派给我们这次访谈的机会,让我们能向中国用户讲述我们的故事。

跟着这份教程,用 OmniFocus 3 搭建任务管理系统

如果你想系统地学习如何使用 OmniFocus 做任务管理,用好这一任务管理利器,你可以订阅由 sainho 写作的《用 OmniFocus 3 搭建任务管理系统》教程。通过这份教程,你将学到:

  • 系统的任务管理理论:搞懂任务管理的每一个环节,让你从零入门任务管理。
  • 实用的任务管理经验:每个步骤都有实践中总结出的建议,让你不再走弯路。
  • 细致的 OmniFocus 功能介绍:OmniFocus 3 所有的功能介绍和分析,搞懂每一个细节。
  • 紧跟新功能:标签、自定义透视等新功能的剖析,帮你快速梳理 OmniFocus 的新用法。
  • 进阶 OmniFocus:不会代码也会耍魔法,用实例理解和学习 Apple 和 URL Schemes。

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《用 OmniFocus 3 搭建任务管理系统》

你可以在 Matrix 社区阅读 OmniFocus 团队采访英文原稿,或者在少数派找到更多 幕后故事,这是「幕后」栏目的第 55 篇文章 。返回搜狐,查看更多

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