文件管理系统的完整指南

原标题:文件管理系统的完整指南

需要解决您业务中所有这些文件的解决方案?

在许多组织中,有许多重要文件必须妥善管理。可以说,文档管理系统可以完成更多工作。

在过去,办公室的墙壁上都衬有文件柜,但此后大多数企业放弃了纸质文件系统,转而使用数字文档管理系统。这些软件套件用于捕获,存储,分类和存档通过组织的所有文档,但它们不仅仅是数字文件柜。

如果您的组织计划完全数字化,则需要以一种有组织的方式来管理,共享和存档文件。组织不善的文件不仅会导致流程变慢并降低生产率,而且组织查找特定文件的速度也可能会影响GDPR等法规的遵守。

文档管理系统控制和组织整个企业中的文档,通常包括文档和内容获取,工作流工具,文档存储,输出系统和信息检索系统。现代文档管理系统还包括与协作工具的集成以及安全性和审核功能。

让我们依次看一下它们中的每一个,以及它们给组织带来的好处。

文件捕获

文档捕获是通常使用某种形式的桌面扫描仪将物理文档转换为数字文件的过程。这对于归档任务至关重要,例如保存费用收据,快递单或员工工资单的数字记录,而现代扫描仪通常会具有旨在简化此过程的功能,例如自动文档进纸器。

但是,仅创建数字图像文件对于企业来说是不够的。当文档包含文本时,光学字符识别(OCR)用于从图像中提取文本并将其集成到组织的信息系统中。这使用户可以在数字化文档的内容中搜索特定的关键字,并允许文档系统根据其内容自动对文档进行分类。

数字化文档有多种通用格式;JPEG和TIFF等图像格式通常用于不包含大量文本的文档,而PDF用于更详细的文档。PDF文件格式包含许多功能,使其非常适合文档数字化。PDF中的文本可以突出显示,复制和编辑,可以使用密码保护文件以限制查看,编辑和打印的权限,并且可以容纳基本标签和基于XML的复杂元数据。

工作流程

数字工作流程通常也集成到文档管理系统中,提供所有文档必须经过的预定义阶段。这有助于简化他们在业务流程中的使用,并且意味着用户和经理知道谁应该在做什么以及应该将谁传递给谁。可以通知用户有关需要完成的任务,可以在某些阶段完成时通知管理人员,并且可以在工作流中的一个阶段花费的时间比预期长时发出警报。

可以将其与各种自动化级别结合使用,以加快常见和可重复的业务任务,从而提高效率和生产率。

例如,如果某个产品的采购订单已提交到系统,则它可以使用OCR来检测其类型,然后将其发送到要记录的帐户。完成此操作后,它将自动发送给物流团队进行打包和发货。从那里,它可以作为已完成的订单发送到客户关系。

文件储存

将文档数字化后,您需要在某个地方存储它们。文档管理系统应能够以多种文件类型存储文档,并且理想情况下应包括管理文档保存位置和保存时间的工具。

例如,某些系统可能会区分主要出于存档目的而保留的文档与正在积极共享或处理的文档之间的区别。归档文档可以存储在高延迟“冷”存储中,而仍处于活动状态的文档可能需要存储在更易于访问的位置。

组织还可以使用文档管理系统来控制文档保留的时间,并可以使用基于策略的规则在一定时间后自动删除不需要的文件。安全控件也可以用来控制谁可以访问某些文档来保护敏感信息。

输出系统

文档管理不仅仅涉及将文档放入系统中。您可能需要以适合收件人或最终用户的格式再次将其取出。输出系统处理文档的额外处理,优化和分发。这可以包括与打印系统的集成以及文件传输机制。

信息检索

用户以后可能需要检索文档。信息检索是关于确保合适的人可以在正确的时间看到正确的文档。索引,检索和搜索使用户能够基于文档标识符,元数据和内容来查找文档。

元数据与文档一起记录,以帮助检索。此类数据可能包括文档输入系统的日期以及存储文档的用户的身份,以及文档的类型。可能还会有文本提取以生成可在文本搜索中使用的关键字。

协作工具

用户不仅要存储文档,还希望存储文档。他们也将希望对其进行研究。像Microsoft Office 365和G Suite这样的现代办公套件包括文档管理系统的各种元素,但是独立系统通常也将与一系列内容创建工具集成。这样可以快速轻松地将文档导入系统。

安全与审核

在所有文档管理系统中,保护文档安全至关重要。它们可以包括权限管理工具,使管理员能够允许某些人或组访问特定文档。组织还可以构建审核跟踪,以跟踪谁访问了信息,包括谁可能更改,下载或分发了信息。

如果组织由于任何原因受到审核,则文档管理系统可以帮助快速检索适当的文件。如果进行审核,它可以使编目或信息变得容易,并且还可以用于在发生任何错误时快速回滚更改。

纸质文档很容易在洪水或火灾中丢失。拥有一个集中的文档管理系统,该系统的文件存储在异地或云端,可以使所有受影响的组织更容易进行灾难恢复。

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