看到这,我才知道:秘书做到极致,老板都害怕!

原标题:看到这,我才知道:秘书做到极致,老板都害怕!

这个社会,专家太多、秘书太少!

总裁秘书或者总裁助理是最容易做成两个极端的一个职位,一不小心做成了可有可无的端茶倒水的小角色,同时也有可能做成老总的得力助手。关键看你怎么做?

前世今生

十四年前,我硕士毕业后,从事的第一份工作是总裁助理,带着对未来憧憬的梦想来到珠三角,想象着职场白领的种种场景:豪华的商务区、优秀的环境以及偶尔秀点英文的工作语言环境等等。

可到岗实习的第一天,就形成了足够的落差:虽然负责招聘的总部人力资源在市中心商务区办公,可是自己却被分配到公司下面的一个工厂,周边都是工厂,还有轰轰的打桩声音,不断的提醒我:这是一个被农地包围着的工业区。

接待我的人事似乎看出了我的失落,安抚我说,工厂条件很不错的,有酒店式单身公寓、五星级食堂以及超豪华的多功能厅等,虽然交通不便,但是周边生活需求一应俱全、周末还有进出市区的免费班车接送。在人事部门细致的接待下,我又重新树立对公司的信心:既来之、则安之!只要有发展机会,不管在什么环境中,我都一样可以发光的。

经过简单的培训后,接下来被安排到各个部门和车间轮流体验,差不多每个部门一个星期,由于是制药企业,车间里的设备还是非常先进的。但也正是因为设备先进,所以刚进去的人员,不管是什么级别,都不能近距离的靠近设备。

所以,第一周的时间,差不多都是隔着玻璃观察各个流程,唯一可以亲手操作的环节是外包,也就是最后的打包环节(力气活)以及车间清场的清洁工作,反正闲着也是闲着,就和大家一起干活吧。

当我真正愿意和大家一起干活的时候,奇迹发生了,车间工人愿意和我接触,并告诉我:“别小看打扫卫生,制药企业不比其他工厂,打扫卫生都是有标准作业流程的(专业称呼SOP),否则生产出来的药品会受到污染”。并且告诉我很多看起来很小但是又很重要的细节,于是,我每天下班到宿舍后,做的第一件事情就是记录当天的工作日志,这个习惯一直保持到现在。

眼看三个月的轮岗工作结束了,一共经历了20个车间部门。一天,总经理把我叫到办公室,问三个月实习都有哪些收获?由于每天我都有深入的思考和体会,我不假思索的按照轮岗顺序把自己的体会和心得描述了出来,并且指出,哪些环节值得鼓励,哪些环节需要改善,哪些员工的创意需要保护,哪些工作态度需要引导等等。

本来,总经理只是想简单问下,当我如数家珍的叙述起来的时候,总经理拿起了纸和笔逐一记录下来。等我说完,总经理微笑着对我说:“后生可畏啊!毕业后直接到总经办报道!我们等你!”

接着我返校论文答辩,拿到毕业证书后直接到公司报道。本来以为这次直接在总经办工作,终于可以大展身手了,可接下来的安排,又让我产生第二次的落差:每天的主要工作就是帮总经理读报纸!这难道是总裁助理的全部定义吗?总裁助理难道只是读读报纸吗?难道还是对我的考验吗?没必要再这么考验下去吧?

不过,我的心理调整能力还是很强的:不就是读报纸么?小意思!权当在学校图书馆看书吧。但是,既然读了,就要读出不一样的味道出来,想想,再想想,该怎么做呢?

先分析下,老总平时都订阅哪些报纸杂志,看的比较多的是哪些新闻,最近的关注点在哪里。有了思路,就开始整理过往的期刊,我发现很多都没被动过,为什么呢?

我发现,总经理在办公室的时间大部分被事件沟通所占用,很难抽出时间去安静阅读,所以,订阅的报纸杂志大部分都当作垃圾处理了,其中不乏很有价值的杂志。

那么,老总订阅这些报纸杂志肯定是想阅读的,但是又没有大量的时间去阅读,这是一个冲突,怎么办呢?那就按照时间管理原则,帮老总挑选重点去读,肯定有帮助的。

于是,我就把几十种报纸杂志简单分个类别,再从中找到相对重要的新闻,用粗线笔勾画出来关键词,再按照文章的重要程度简单排序,从上到下依次放到老总办公桌上,首页简单写上统计数据。

比如,今天一共搜集到重要文章15篇,其中哪几篇值得重点阅读,对我们某方面的工作可能会有帮助等等。我连续按照这种方式坚持了一个月,老总没有任何反馈。

直到有一天,公司策划在港IPO,国外投行来公司尽职调查,座谈,我负责记录,国外投行问到团队有哪些竞争力的时候,老总提到自己爱学习,每天助理都会整理重要文章给她阅读,让她在很短的时间内就可以了解很多大事,同时整个团队也有这个习惯(其实,当时中高管都还没开始阅读)。

本来以为很正常的描述,谁知道,老总这么一说,国外投行产生了浓厚的兴趣,说香港李嘉诚也有这么一个助理团,每天早晨整理全球资讯供李嘉诚参考,这种习惯非常好,对保持新闻敏感度以及商业直觉非常有帮助的。

老总对我工作的认可让我吃惊,国外投行的这种表态又让总经理也感到很吃惊。

这次会议之后,老总又给我增加了一个新的工作内容,把每天找出来的新闻信息,复印装订成册,不仅给她阅读,同时转发全公司中高管。

我想,这坏了,以前只是找出来,按照顺序排序,摆在老总办公室就可以了,现在,还得按照简讯一样去整理并装订成册,再加上要大量阅读才能对相对重要的信息作出判断,我这一个人,哪能做得完呢?

于是,我找到老总,说出原委,明确说,自己无法做得完。

老总问我:“哪个环节最占用时间?”,我说:“大量阅读需要时间”,她说:“那好办,给你配两个秘书,帮你初步阅读,你来定稿排序如何?”我说:“那可以!”

于是,我成为公司历史上第一个也是最后一个,享受配备两个秘书的总裁助理。人手丰富后,我就有更多的时间用来规划这个事情:采集的范围进行了扩展、分类更加明细、排序更有依据、首页进行导读提示、重要文章进行点评、最后装订发放部门车间。

本来认为,这个老总爱看的东西,车间部门不一定爱看的,所以还担心浪费纸张。可后来的事实告诉我,这个简讯在车间部门异常受欢迎,有次到车间送文件的时候,发现装订成册的一本简讯被车间一帮人撕开传看。

尤其是导读提示中提到或者被重点点评的文章,阅读次数更多。于是,我意识到:“其实每个人都是有获取资讯的潜在需求的,只是平时离资讯很远,同时也没有时间和机会去快速阅读!”

通过这个事情,团队的学习氛围也变得浓厚了,对外界新鲜事物也更同步了,所以老总在推行新政策时候,意外发现,更加容易达成一致意见了。

这个工作一直持续三个月。三个月的经历,我总结了一套整理资讯、提炼信息的六个环节:采集、分类、排序、导读、点评、推送。严格按照这个六个环节执行,最后会产生让自己都意想不到的效果。

于是,更大胆的计划在心中呈现:我可以服务一个老总、一个企业,为什么不把我这种方法推广,服务更多老总、更多企业、更多高净值用户呢?

于是,初生牛犊不怕虎的我萌生了总裁助理网的商业计划,并注册了总裁助理网的域名。这,便是,财经秘书的雏形!

修成正果

这个计划获得不少老总和财经用户的支持,但是调研下来,在pc时代,总裁助理网的快速复制还是有难度的,因为阅读的便利性没有解决。

时势境迁,移动互联网时代的来临,财经秘书获得了新生,这种新生基于以下几点基本认知:

1、时间成本:在信息爆炸和信息稀缺的时代,获取有价值的信息,时间成本同样居高不下,甚至信息爆炸时代,时间成本更高!

2、社会价值:从事财经以及关心财经资讯的相关人士,构成了社会发展的中坚力量,节约他们的时间,就是提高整个社会效率!

3、财经定义:“财经”一词不仅局限于股票、理财、基金等狭义解释,很多看似与“财经”毫不关联的信息背后,都有经济学的动因。

4、人工智能:单纯靠人工或者单纯靠技术,短期内都很难适配财经用户的个性且专业化的需求,必须通过人工分析+机器智能共同解决。

于是,一款名为财经早餐公众号(财经秘书1.0版本)于2014年9月诞生了,以节约用户阅读时间为核心理念,4年的时间,全年无休、日夜更替,积累了数百万高净值用户(包括正在阅读本文的你哦)。

哭过、累过、笑过,但是,始终没有放弃过,因为你们的支持,让我们有了足够的力量!

随着用户体量的不断增加,用户的需求逐渐多元,经过四年的沉淀与积累,一款名为财经秘书的小程序(财经秘书2.0版本)诞生了。

她把用户按照行业分为90个类别,每个类别都有专业的行业分析师和机器秘书进行专业化的信息提炼,以满足90个行业从业者或者投资人的个性化信息情报服务需求!

只不过,需要您给财经秘书支付一点点服务费哦!

这个世界,

也许我们真的不需要太多专家,

你需要的只是一个懂得执行的财经秘书!

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