让汇报邮件更具吸引力,简洁明了,正确发送

原标题:让汇报邮件更具吸引力,简洁明了,正确发送

汇报工作是员工的工作,随时将自己工作上的状况、进展或者其他任何变化汇报给领导,得到领导的帮助和指导,不仅能让自己少走弯路,也更方便公司协调资源,完成任务。

现如今,电子邮件成为公司内使用非常频繁的一种沟通工具,它让沟通变得便捷很多,因此很多公司要求员工使用电子邮件向领导汇报工作。

那么,汇报邮件具有怎样的意义和效果呢?

1.汇总展示工作成果,邮件存档

撰写工作邮件,本质上是一种成果管理的方式,可以将团队的努力固化在邮件上。正因为邮件具有方便转发和传阅的特点,所以工作成果可以获得更广泛的认同。

2.保持单向信息对称,推动工作进展

何为“单向信息对称”呢?这个词语是指员工不需要了解领导在做什么,但必须要让领导知道你在做什么。

领导要掌握全局进展,需要第一手的信息资料作为决策依据,所以及时、准确的工作汇报是推动公司发展的重要元素。领导可以在不忙的时候查阅邮件,也不需要进行详细回复,简单回复“收到”或者“同意下一步计划”即可。

3.工作备忘,请示下一步工作计划

邮件形式的汇报,其实也是公司团队的工作备忘,在现有工作成果的基础上提出下一步的工作计划,被领导批准后也就成为之后的工作目标,这样就以文字的形式达成了目标共识。

一个简洁、有效的工作汇报邮件不需要非常个性化的创新,越规范越好。

汇报邮件主要的结构有以下三大板块。

1.工作进展

工作进展需要简要展示重点信息,把工作成果描述出来。工作成果的要点主要有:时间(若先后完成多项工作,分别完成的时间)、过程(用什么方法,是用什么工具完成了任务)、成果(罗列完成的任务名称)和同事关系(上级负责人、同级合作者或下属)。

2.问题分析

实际工作中免不了会碰到一些问题或困难需要请示。汇报人员在汇报时,一定要提出备选方案,让领导做选择题。描述完问题,提出备选方案后,要让领导知道下一步可能会采取什么行动,从而做出正确决策

3.后续计划

这一部分是汇报邮件中关键性的部分,也是推动公司项目发展的关键所在。在引出问题,进行分析后提出后续计划,这样获得领导重视的机会大很多,比直接提建议更显得价值大。

工作的后续计划应该这样表述:时间节点+预期成果。最好将预期成果进行量化描述。这样做有两个好处。

(1)员工个人能够评估计划是否可行。

(2)领导能够据此把握总体的工作进度。

为了更好地汇报工作,让领导收到一份完美的汇报邮件,邮件汇报的内容风格要符合以下几点。

1.简洁扼要

在正文中不要出现过长的句子或段落,一定要充分考虑到领导的阅读感受。文字要简洁扼要,总结关键节点,如果有详细的成果展示,可以添加附件,但要在正文里面提示对方查看附件。

2.层次清晰

文字的结构要清晰,层次要清楚,能让领导一目了然,清晰地看到关键要点。格式要标准化,前后一致,以此来降低思维切换难度。返回搜狐,查看更多

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